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Bereits im 18. Jahrhundert stellte Benjamin Franklin fest, dass Zeit so wertvoll ist wie Geld und deshalb optimal genutzt werden sollte. Viele Auftragnehmer und Projektleiter kennen die Problematik, die sich hinter seiner Aussage verbirgt: Unterschiedlichste Kundenaufträge, organisatorische Aufgaben und die Anliegen diverser Share- und Stakeholder führen nicht selten zu Stress und Zeitdruck im administrativen Bereich, in Werkstätten oder auf Baustellen.

Wir zeigen Ihnen, mit welchen Zeitmanagement-Methoden und Tricks Sie Ihre Arbeit, Projekte und sich selbst optimal organisieren und so Stress im Arbeitsalltag und Home Office reduzieren oder sogar ganz vermeiden.  

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Mit dem richtigen Zeitmanagement können Sie Projektziele stressfrei und für alle Beteiligten zufriedenstellend ausführen. Zudem lassen sich Deadlines besser halten, da Aufgaben bereits bei der Projektplanung umfassend priorisiert und zeitlich realistisch eingeplant wurden. Ein positiver Nebeneffekt: Gutes Zeitmanagement ermöglicht Freiraum für Kreativität und Optimierung der Projektarbeit. Das motiviert sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter.

Fünf Basics für das Zeitmanagement in der Projektplanung

Unabhängig davon, ob Sie ein grosses oder kleines Projekt auf die Beine stellen müssen oder im administrativen oder handwerklichen Bereich Arbeitsaufgaben in eine sinnvolle Zeitplanung integrieren wollen: Gut geplant ist immer halb gewonnen. Diese 5 Grundschritte helfen Ihnen, in jedem Projekt das Zeitmanagement zu bewältigen:

  1. Überblick gewinnen

    Nur, wenn Sie vorab alle Einzelschritte kennen, lässt sich ein Zeitmanagement aufstellen, das sich auch zeitlich realistisch planen lässt: Mit einer oder mehrere geeigneter Zeitmanagement-Methoden (mehr dazu weiter unten) können Sie vor Projektbeginn alle nötigen Arbeitsschritte und die dafür nötigen Ressourcen ermitteln und sich einen Überblick über das Projektvolumen verschaffen.

  2. First Things First: Aufgaben sinnvoll priorisieren

    Haben Sie einen Überblick über die Projektplanung gewonnen, lassen sich die Aufgaben anschliessend übersichtlich priorisieren und als Tages-, Wochen- und Monatsziele formulieren. Auch hierfür lassen sich einige der weiter unten vorgestellten Planungs-Tools gut nutzen. Mit einer geeigneten Projektmanagement-Software oder auch digitalen oder analogen Kalendern, in denen Meilensteine, Termine oder Fälligkeiten vermerkt werden können, übertragen Sie die Priorisierung in einen Zeitplan und behalten im Projektverlauf den Plan stets im Überblick.

  3. Zeitfresser ausschalten

    Schnell noch mal die E-Mails lesen, dem Kollegen eben noch die dringende Frage beantworten und dem Bauleiter ganz fix noch die Baupläne schicken: Was zunächst wie ein effektives Zeit- und Aufgabenmanagement aussieht – denn schliesslich kümmern Sie sich doch um viele Dinge gleichzeitig – ist in Wahrheit nur ein Zeitfresser. Entgegen häufiger Behauptungen ist kein Mensch multitaskingfähig und auch ein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben ist in den meisten Fällen kontraproduktiv. Schalten Sie störende Kommunikationskanäle deshalb zwischendurch immer mal wieder ab und widmen Sie sich nach Möglichkeit immer nur einer Aufgabe zur selben Zeit: So torpedieren Sie weder Ihr eigenes Zeitmanagement noch lassen Sie es zu, dass sich Fehler in Ihr Projekt schleichen können.

  4. Aufgaben abgeben und auf Andere vertrauen

    Vor allem in zeitlich eng geschnürten Projekten gehört zu einem sinnvollen Zeitmanagement auch, die Arbeit auf mehrere Köpfe zu verteilen, denn: Sie müssen und können nicht alles selbst erledigen! Holen Sie deshalb geeignete Mitarbeiter mit ins Boot und definieren Sie die Verantwortungsbereiche inklusive Zeithorizont pro Person. Fortschritte, Erkenntnisse oder auch Probleme lassen sich dann gemeinsam in regelmässigen Meetings diskutieren. Die Vorteile: Sie behalten den Überblick über das Projekt, ohne jeden Schritt minutiös überwachen zu müssen.

  5. Nicht alles muss sofort perfekt sein

    Mit Ihrem Zeitmanagement wollen Sie sicherstellen, dass Sie Arbeitsergebnisse fristgerecht und korrekt abliefern. Sich dabei allzu sehr in Perfektionismus zu verlieren, kann diesem Ziel aber im Wege stehen – und Ihr sorgfältig aufgestelltes Zeitmanagement in Verzug bringen. Überdenken Sie daher regelmässig die Prioritäten und holen Sie sich gegebenenfalls Hilfe im Projekt-Team.

  

Welcher Zeitmanagement-Typ bin ich?

Welche Zeitmanagement-Methode für Sie geeignet ist, richtet sich immer nach dem persönlichen Organisations- und Arbeits-Typ sowie nach dem individuellen Tagesrhythmus. Ein passendes, persönliches Zeitmanagement kann hier helfen, die Selbstorganisation effektiv und realistisch umsetzbar zu gestalten. Dazu müssen Sie sich und Ihr Verhalten im Vorfeld gut analysieren und verstehen:

  • Sind Sie eher morgens oder eher am Nachmittag besonders produktiv?
  • Fällt es Ihnen schwer, auch mal „Nein“ zu sagen?
  • Gelingt es Ihnen nicht immer, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren?
  • Neigen Sie dazu, Aufgaben aufzuschieben?

Je besser Sie sich und Ihre Arbeitsmethodik kennen, desto gewinnbringender können Sie eine der folgenden Zeitmanagement-Methoden für sich nutzen.

Zeitmanagement-Methoden – das richtige Werkzeug finden

Wenn Sie ein oder mehrere Projekte oder viele verschiedene Kundenaufträge betreuen, müssen viele Aufgaben koordiniert, Termine eingehalten und gleichzeitig ein hochwertiges Ergebnis gewährleistet werden. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, helfen passende Zeitmanagement-Methoden dabei, die Projektplanung zu optimieren und Zeitfresser zu minimieren.

Pareto-Prinzip (80-20-Regel)

Der Ansatz dieser Zeitmanagement-Methode ist der, dass 20 % der Projektaufgaben zu 80 % des Zielergebnisses beitragen. Wird der Fokus entsprechend auf diese 20 % gelegt, kann eine hohe Effektivität mit kleinstmöglichem Zeiteinsatz erreicht werden und es wird keine Zeit an unwichtige Aufgaben verschwendet.

Eisenhower-Prinzip

Mit dem Eisenhower-Prinzip werden Arbeitsaufgaben – nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit beurteilt – in eine Matrix eingeteilt: Als wichtig gilt dabei eine Aufgabe, die der Zielerreichung des Projekts dient, als unwichtig, wenn sie es nicht tut. Ähnlich verhält es sich mit der Dringlichkeit der Aufgabe: Muss eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt sein, weil sie sonst ihren Sinn verliert, ist sie dringlich. Ist es umgekehrt egal, wann diese Aufgabe erledigt wird, ist sie nicht dringlich.

Anhand dieser Einteilung lassen sich Projektaufgaben sortieren, in das Zeitmanagement integrieren und mit entsprechenden Handlungsanweisungen versehen: 

Die Grafik zeigt eine schematische Darstellung des Eisenhower-Prinzips zum Zeitmanagement.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein ideales Zeitmanagement-Tool, um vor allem die täglichen Arbeitsaufgaben innerhalb eines Projekts gut zu strukturieren und zu priorisieren. Die Methode zeigt Ihnen ausserdem auf, ob es Ihnen überhaupt grundsätzlich möglich sein wird, alle geplanten Aufgaben an einem Arbeitstag zu bewältigen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

A – Aufgaben aufschreiben: Notieren Sie alle Aufgaben, die Sie an dem Tag erledigen müssen.
L – Länge einschätzen: Notieren Sie, wie lange Sie realistisch für die jeweiligen Aufgaben brauchen werden und berücksichtigen Sie dabei auch Ihren eigenen Tagesrhythmus sowie Erfahrungswerte. Verplanen Sie hier ca. 60 % Ihrer Arbeitszeit.
P – Pufferzeit einplanen: Ergänzen Sie für den ermittelten Zeitaufwand nötige Pufferzeiten. Greifen Sie auch hierzu auf Erfahrungswerte zurück. Verplanen Sie hier die restlichen 40 % Ihrer Arbeitszeit.
E – Entscheidungen priorisieren: Anhand der Zeitplanung können Sie nun entscheiden, welche Aufgaben Sie heute erledigen sollten und können. Für diesen – mitunter schwierigen – Entscheidungsschritt kann auch die Eisenhower-Methode hinzugezogen werden.
N – Nachkontrollieren: Am Ende des Arbeitstages bzw. einer Arbeitswoche prüfen Sie nach, wo Sie Ihre Zeit realistisch verplant haben oder wo Sie noch nachbessern sollten.

Pomodoro-Technik

Diese Technik für das Zeitmanagement von Projekten und Aufgaben hilft Ihnen vor allem dabei, Ihre Produktivität zu steigern bzw. Ihre persönliche Leistungskurve zu verbessern: Mit der Methode werden Aufgaben auf einzelne Arbeitsschritte heruntergebrochen und auch Pausenzeiten einkalkuliert. Den Namen hat die Technik daher, dass man dabei Aufgaben wie das Innere einer Tomate (Pomodoro) stückelt. Bekannt ist sie aber auch unter dem Begriff „Time-Boxing-Methode“.  

  • Aufgaben werden in Sessions von je 145 Minuten heruntergebrochen
  • jede Session besteht dazu aus 4 Einheiten
  • jede Einheit ist genau 25 Minuten lang und endet jeweils mit einer 5-minütigen Pause
  • nach 4 Einheiten erfolgt eine 30-minütige Pause bis zur nächsten Session
Die Grafik zeigt die schematische Darstellung einer Tomate mit Arbeitsschritten im Rahmen der Pomodoro-Methode zum Zeitmanagement.

Zeitmanagement für Projekte im Home Office

Die Arbeit im Home Office bringt viele Vorteile mit sich. Allerdings kann sie aber auch schnell zu mehr Stress oder längeren, unproduktiveren Arbeitszeiten führen: Sie sind im privaten Umfeld schneller abgelenkt oder vergessen, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten.  Mit einem für Sie passenden Zeitmanagement bleiben Sie auch bei Projekten, die Sie im Home Office bearbeiten, effektiv und gelassen. Wichtig ist hierbei, dass Sie hier besonders streng mit sich sind und sich möglichst ohne Ausnahmen an Ihr Zeitmanagement halten:

  • Richten Sie sich einen festen, ungestörten Arbeitsbereich in der Wohnung ein und berücksichtigen Sie dabei nach Möglichkeit auch die Arbeitsplatz-Ergonomie.
  • Legen Sie verbindliche Arbeitszeiten fest, in denen Sie nicht von Mitbewohnern, Kindern oder anderen Haushaltsangehörigen gestört werden wollen.
  • Nutzen Sie auch im Home Office die beschriebenen Zeitmanagement-Methoden.
  • Halten Sie den täglichen Stundenplan mit regelmässigen Pausen und Terminen strikt ein.

FAQ zum Zeitmanagement bei der Projektplanung

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Mit dem richtigen Zeitmanagement können Sie Projektziele stressfrei und für alle Beteiligten zufriedenstellend ausführen. Zudem lassen sich Deadlines besser halten, da Aufgaben bereits bei der Projektplanung umfassend priorisiert und zeitlich eingeplant werden. Zusätzlich verschafft ein gutes Zeitmanagement Spielraum für kreative Ideen und Verbesserungen für die weitere Projektarbeit.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Zeitmanagement- Methoden gibt es sehr viele und es werden ständig neue entwickelt. Für ein Projekt sollte je nach Aufgabengebiet, Projektanforderungen und persönlichen Vorlieben eine passende Methode ausgewählt werden. Zu den bekanntesten und effektivsten Zeitmanagement- Methoden gehören:

• das Pareto-Prinzip
• das Eisenhower-Prinzip
• das ALPEN-Prinzip
• die Pomodoro-Technik

Wann erzielt Zeitmanagement den besten Effekt?

Zeitmanagement erzielt in Projekten den besten Effekt, wenn die einzelnen Methoden individuell auf die Arbeitsaufgaben, das Projektmanagement sowie das Team abgestimmt sind. Die meisten Vorteile lassen sich dann voll ausnutzen, sobald Routine im Umgang mit den Zeitmanagement-Methoden erfolgt ist. Daher ist es wichtig, kontinuierlich eine bestimmte Technik anzuwenden, die die Projektziele und -organisation optimal ausrichtet.

Bildquellen:
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 – skynesher