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Ob Baugewerbe, Sanitärbetriebe oder Reinigungsunternehmen: Jeder Handwerksbetrieb sollte sich die erbrachte Leistung vom Auftraggeber bestätigen lassen, um sich rechtlich abzusichern. Dazu wird ein Termin für die Abnahme vereinbart, bei dem sich der Auftraggeber davon überzeugen kann, dass der Auftrag ordnungsgemäss und ohne schwerwiegende Mängel ausgeführt wurde.

Obwohl die Abnahme in der Schweiz auch stillschweigend erfolgen kann, ist es empfehlenswert, ein Abnahmeprotokoll zu erstellen, das nach Abschluss der Begutachtung von beiden Seiten unterzeichnet wird. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, falls es später Beanstandungen geben sollte. Auch Eintritt und Dauer von Gewährleistungs- und Garantieverpflichtungen sind mit einem datierten Schreiben eindeutig festgelegt.

Was beinhaltet ein Abnahmeprotokoll? Wer erstellt und unterschreibt es? Was passiert, falls Mängel beanstandet werden? Antworten auf diese Fragen, Tipps zur Abnahme und eine Vorlage finden Sie in diesem Ratgeber.

Was ist ein Abnahmeprotokoll und welche Vorteile hat es?

Ein Abnahmeprotokoll wird zur schriftlichen Bestätigung der Abnahme einer Vertragsleistung angefertigt. Das klingt simpel, doch was verbirgt sich hinter diesem Satz?

Zunächst bezieht sich das Protokoll immer auf einen zuvor abgeschlossenen Werkvertrag nach OR (Obligationenrecht). In ihm sind die Bedingungen eines Auftrags geregelt, den Handwerker oder Dienstleister von einer Privatperson, einem anderen Unternehmen oder einer öffentlichen Stelle erhalten. Es dient dazu, die Arbeitsleistung zu dokumentieren und eventuelle Mängel festzuhalten. Das Abnahmeprotokoll spielt zudem bei Bauleistungen, aber auch bei der Einrichtung technischer Anlagen oder der Gebäudereinigung eine wichtige Rolle. Sowohl für den Handwerker als auch für den Auftraggeber hat das Schriftstück Vorteile:

Vorteile für den KundenVorteile für den Handwerker
• übersichtliche Darstellung der erhaltenen Leistungen
• Kostentransparenz
• die Möglichkeit, Mängel zu beanstanden
• gewährleistet Recht auf Vereinbarung von Nachbesserungen
• Nachweis der erbrachten Leistungen
• Ausschluss von späteren Bemängelungen
• Sicherheit der Entlohnung für erbrachte Leistungen
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass das schweizerische Gesetz keine schriftliche Abnahme vorschreibt. Eine Leistung kann auch stillschweigend abgenommen werden, z. B. indem der Auftraggeber die Rechnung bezahlt. Dennoch ist eine sogenannte förmliche Abnahme in Form eines Abnahmeprotokolls sinnvoll, da es für Transparenz sorgt und Sie besser gegen Mängelansprüche absichert: Laut Artikel 367 OR muss der Auftraggeber das abgenommene Werk unmittelbar prüfen und den Handwerksbetrieb über allfällige Mängel in Kenntnis setzen.

Wann wird ein Abnahmeprotokoll erstellt?

Bei einer förmlichen Übernahme legen Sie nach dem Abschluss Ihrer Arbeit einen Termin fest, an dem die Abnahme Ihres Werks durch den Auftraggeber erfolgen soll. Je nach Branche und Auftrag findet dann die Begehung eines Bauobjekts oder die Funktionsprüfung eines Werkstücks statt. Im Anschluss bestätigt der Auftraggeber, dass die vertraglich vereinbarte Leistung ordnungsgemäss erfüllt wurde und unterschreibt das zu diesem Zweck von Ihnen erstellte Abnahmeprotokoll.

Bei grösseren Aufträgen gibt es übrigens auch die Möglichkeit, gesonderte Abnahmeprotokolle für einzelne Arbeitsschritte zu erstellen. Das ist besonders sinnvoll, wenn einzelne Tätigkeiten aufeinander aufbauen oder bestimmte Teile einer Anlage im Nachhinein nicht mehr zugänglich sind. So lässt sich die Dokumentation für ein Haus beispielsweise ausschliesslich für den Rohbau oder den Innenausbau ausstellen. Ausserdem können einzelne Teilprotokolle für Heizungsanlage, Elektroinstallation, Malerarbeiten und weitere Bereiche vereinbart werden. Bei der Montage einer technischen Anlage ist die Aufteilung in Primär- und Sekundärmontage sinnvoll.

Was muss im Abnahmeprotokoll stehen?

Damit das Schriftstück für beide Seiten verbindlich ist und notfalls auch bei einem Rechtsstreit Bestand hat, muss es eine bestimmte Form haben und festgelegte Inhalte aufweisen. Folgende Angaben dürfen auf keinen Fall fehlen:

• Datum und Ort der Abnahme
• Gegenstand des Werkvertrags; beim Abnahmeprotokoll einer Baustelle ausserdem Adresse des Bauobjekts
• Name und Adresse des Auftraggebers
• Name und Adresse des Handwerksbetriebs
• Datum und ggf. Aktenzeichen des Werkvertrags
• Beginn und Fertigstellung der Arbeit
• Konkrete Beschreibung der Leistung(en), die abgenommen werden soll(en)
• Teilnehmer des Abnahmetermins
• Mängelliste
• Vorbehalte
• Festlegungen zur Beseitigung von Mängeln oder Nachbesserung
• Gewährleistungsfrist
• Unterschriften von Auftraggeber und Auftragnehmer (bzw. deren rechtmässiger Vertreter)

Zur Veranschaulichung stellen wir Ihnen hier ein Bauabnahmeprotokoll als Muster zur Verfügung. Sie können es herunterladen und als Vorlage nutzen, um es an Ihr Arbeitsfeld anzupassen.

Was ist zu tun, wenn Mängel aufgeführt werden?

Jedes Abnahmeprotokoll enthält eine Mängelliste. Diese beinhaltet sämtliche Punkte, die der Auftraggeber beanstandet. Welche Folgen das hat, hängt davon ab, um welchen Mangel es sich handelt:

MangelDefinitionKonsequenz
Unwesentlicher Mangelkein Einfluss auf Funktionstüchtigkeit– Kunde muss Abnahme gewährleisten.
– Auftraggeber kann Nachbesserung verlangen.
– Nachbesserungswünsche auch nach bereits erfolgter Abnahme möglich.
Schwerwiegender Mangelerschwerte bis unmögliche Nutzung– Kunde darf Abnahme verweigern.
– Werk kann unter Vorbehalt angenommen werden.
– Für Vergütung kann Nacherfüllung der Schäden vorausgesetzt werden.

Sind Sie für den Mangel verantwortlich, müssen Sie ihn in einer angemessenen Frist beheben. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Auftraggeber den Mangel selbst behebt und Ihnen den Aufwand in Rechnung stellt oder die Vergütungssumme reduziert. Wie auch immer Sie sich einigen, die Absprachen sollten unbedingt im Abnahmeprotokoll festgehalten werden, um nachträgliche Rechtsstreitigkeiten auszuschliessen.

Die Aufnahme eines Mangels in das Abnahmeprotokoll verpflichtet Sie nicht automatisch zur Nachbesserung oder Reduzierung der Vergütung. Vielmehr sind Sie zunächst lediglich dazu verpflichtet, zu prüfen, ob der Mangel tatsächlich von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen verursacht wurde. Ist das nicht der Fall, können Sie die Arbeitszeit, die Sie für die Prüfung aufgewendet haben, in Rechnung stellen. Diese Möglichkeit muss ebenfalls vorher im Protokoll schriftlich festgehalten werden.

FAQ zum Abnahmeprotokoll

Warum ist ein Abnahmeprotokoll sinnvoll?

Das Protokoll dient der Dokumentation Ihrer Arbeitsleistung. Mit der Unterschrift bestätigt der Auftraggeber, dass ein Auftrag ordnungsgemäss und ohne schwerwiegende Mängel ausgeführt wurde und verpflichtet sich zur vollständigen Zahlung der festgelegten Vergütungssumme. Ausserdem ergibt sich der Zeitraum für Garantie und Gewährleistung aus dem Datum der Abnahme.

Wann wird das Abnahmeprotokoll erstellt?

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten wird ein Abnahmetermin vereinbart, bei dem das Werk auf seine Funktionstüchtigkeit überprüft wird. Bei dieser Prüfung wird das Abnahmeprotokoll ausgefüllt und unterschrieben.

Wer erstellt und wer führt das Abnahmeprotokoll?

In der Regel erstellt der Auftragnehmer das Protokoll. Rechtlich vorgeschrieben ist es allerdings nicht. Sollte der Auftraggeber dies übernehmen, ist es wichtig, dass Sie entscheidende Angaben zu Garantie, Gewährleistung und Nachbesserung genauestens prüfen, bevor Sie unterschreiben.

Wer darf das Abnahmeprotokoll unterschreiben?

Auftraggeber und Auftragnehmer sowie ihre rechtmässig bestellten Vertreter sind unterschriftsberechtigt.

Wer bekommt das Abnahmeprotokoll?

Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer bekommen das unterschriebene Abnahmeprotokoll. Zu diesem Zweck ist es in doppelter Ausführung anzufertigen und jeweils von beiden Vertragsparteien zu unterzeichnen.

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 – Kerkez, RealPeopleGroup